concurs-secretar- fisa postului

Aprobată în ședință C.A

                                                                                                                                 din   ………….............…….     

FIŞA CADRU A POSTULUI PENTRU PERSONALUL DIDACTIC AUXILIAR DE

SECRETAR

În temeiul Legii educaţiei naţionale nr. 1 / 2011 cu completarile si modificarile ulterioare, a Legii nr. 53/2003 de aprobare a Codului Muncii cu completarile si modificarile ulterioare, standardul nr. I din Ordinul nr.400 din 12 iunie 2015 al Secretarului General al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice modificat prin O.S.G.G. nr. 200/2016 , în temeiul contractului individual de muncă înregistrat în Registrul de evidenţă a contractelor individuale de muncă cu numărul …….., se încheie astăzi, prezenta fişă a postului:

Numele şi prenumele

Specialitatea:

Denumirea postului: SECRETAR

Decizia de numire:

Încadrarea:

Cerinţe:

- studii SUPERIOARE

- studii specifice postului corespunzătoare

- vechime în învăţământ :

Relaţii profesionale:

- ierarhice de subordonare: director; director adjunct;

- de colaborare: cu personalul didactic, didactic auxiliar, personalul unităţii de învăţământ;

- de reprezentare a  unităţii şcolare.

                  Doamna   ....................posesor/posesoare  a Contractului Individual de Muncă înregistrat la Registrul de evidență a contractelor individuale de muncă la nr. … din ……………………. mă oblig să respect următoarele atribuţii, sarcinile de serviciu obligatorii reprezentând.40.ore/săptămână, corespunzătoare unei părţi din salariul de bază, stabilite la data de ....................

SPECIFICATIILE POSTULUI

n  NIVEL DE STUDII: SUPERIOARE

n  CURSURI DE PREGĂTIRE: EXPERIENŢĂ:

n  CUNOŞTINŢE  NECESARE

n  Cunoştinţe de legislaţie

n  Proceduri de specialitate

n  Utilizare programe IT de secretariat

n  Cunoştinţe operare MS Office (Excel, Word, etc.)

OBLIGAŢII GENERALE

n  obligaţia de a îndeplini sarcinile de serviciu;

n  obligaţia de a respecta disciplina muncii;

n  obligaţia de a respecta prevederile cuprinse în regulamentul intern si în contractul individual de munca;

n  obligaţia de fidelitate faţă de angajator in executarea atribuţiilor de serviciu;

n  obligaţia de a respecta masurile de securitate si sănătate a muncii in unitate;

n  obligaţia de a respecta secretul de serviciu.

CERINŢE  PENTRU EXERCITARE

n  Inteligenţă de nivel superior;

n  Atenţie concentrată şi distributivă;

n  Iniţiativă ;

n  Spirit organizatoric;

n  Echilibru emoţional;

n  Plăcerea pentru lucrul cu cifre;

n  Capacitate de a evalua şi a lua decizii;

n  Capacitate de a lucra cu oamenii;

n  Rezistenţă mare la stres;

n  Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare.

APTITUDINI  ŞI  DEPRINDERI  NECESARE

n  Gândire analitică şi sintetică;

n  Aptitudini de calcul;

n  Aptitudini de comunicare;

n  Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor;

n  Acordare şi transmitere de informaţii. 

I.  ATRIBUŢII SPECIFICE POSTULUI

1.PROIECTAREA ACTIVITĂŢILOR

1.1.Respectarea planurilor manageriale ale şcolii.

- asigurarea interfeței dintre şcoală şi beneficiar ( elev/părinte/profesor).

1.2.Implicarea în proiectarea activităţii şcolii, la nivelul compartimentului.

- asigură funcţionarea secretariatului pentru elevi, părinţi, personalul unităţii de învăţământ şi pentru alte persoane interesate, potrivit unui program de lucru aprobat de director

1.3. Realizarea  planificării calendaristice  a compartimentului.

- întocmeşte semestrial activitatea compartimentului secretariat vizând toate situaţiile şi statisticile care trebuie predate;

- gestionează riscurile pentru activitatea de secretariat;

1.4.Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei în vigoare.

se îngrijeşte de procurarea şi păstrarea documentelor privind legislaţia şcolară     ( legi, ordine, decrete, instrucţiuni, metodologii)

1.5.Folosirea tehnologiei informatice în proiectare.

- utilizează produsele software din dotarea unităţii;

- întocmeşte diverse situaţii necesare procesului instructiv educativ şi activităţilor de secretariat.

2. REALIZAREA ACTIVITĂŢILOR

2.1.Organizarea documentelor oficiale.

- întocmeşte şi transmite la termenele stabilite, situaţiile statistice EXTRAȘCOLARE şi statul pentru salarii;

- întocmeşte complet statele de plată pentru personalul PALATULUI COPIILOR TIMIȘOARA-EDUSAL;

- redactează documentele necesare pentru angajarea în muncă;

- întocmeşte declaratiile lunare si anuale/ANAF.

- redactează corespondenţa extraşcolară.

2.2. Asigură ordonarea şi arhivarea documentelor unităţii.

- arhivarea documentelor;

- inventarierea documentelor, păstrarea şi depunerea documentelor şcolare la Arhivele Naţionale după expirarea termenelor de păstrare , in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările ulterioare.

2.3. Gestionarea  documentelor  pentru resursa  umană  a unităţii (cadre didactice, personal didactic auxiliar, personal nedidactic). Înregistrarea şi prelucrarea informatică periodică a datelor în programele de salarizare şi REVISAL.

- actualizarea dosarelor personale ale angajaţilor;

- evidenţa personalului didactic şi nedidactic;

- răspunderea asupra exactităţii datelor înscrise în programul de salarizare şi Revisal;

- evidenţa privind toate modificările  salarizării, treptele, gradaţiile, gradele, pe baza criteriilor  emise de directorul unităţii de învăţământ;

- întocmirea documentelor de personal ( adeverinţe/copii etc.) pentru angajaţii unităţii, la solicitarea acestora aprobată de director şi în termenul stabilit o dată cu aprobarea.

- întocmirea dosarelor de pensionare;

- înscrie, în fişele de încadrare anuale ale unităţii de învățământ, gradul didactic, datele privind vechimea, salariul şi statutul de încadrare(titular, suplinitor, detaşat)

2.4. Alcătuirea de proceduri.

- elaborează proceduri operaţionale pentru compartimentul secretariat;

- ţine evidenţa procedurilor operaţionale;

                2.5. ASIGURĂ RESPECTAREA LEGISLAŢIEI LA NIVELUL UNITĂŢII DE ÎNVĂŢĂMÂNT.

1. Cunoaşterea şi aplicarea prevederilor Statutului personalului didactic şi a Legii Învăţământului;
2. Cunoaşterea şi aplicarea regulamentului de organizare şi funcţionare;
3. Cunoaşterea şi aplicarea regulamentului intern;
4. Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei referitoare la salarizarea personalului din învăţământ;
5. Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei la perfecţionarea personalului didactic;
6. Cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei privind:
7. Ţine evidenţă procedurilor operaţionale pentru compartimentul secretariat;
8. Normelor de arhivare a documentelor la compartimentul secretariat;
9. Alte norme metodologice aplicabile unităţilor de învăţământ;

3. COMUNICARE ŞI RELAŢIONARE

3.1. Asigurarea fluxului informaţional al compartimentului.

- afişează la avizierul unităţii de învăţământ toate modificările legislative apărute şi metodologiile aplicării legii educaţiei. 

3.2.Raportarea periodică pentru conducerea instituţiei.

- raportează periodic conducerii unităţii de învăţământ toate modificările legislative apărute şi metodologiile aplicării legii educaţiei

3.3.Asigurarea transparenţei deciziilor din compartiment.

- toate situaţiile şi statisticile solicitate compartimentului secretariat sunt vizate şi aprobate de către conducătorul instituţiei

3.4. Evidenţa, gestionarea şi arhivarea documentelor.

- păstrează securitatea documentelor de secretariat, a diplomelor, certificatelor completate sau necompletate, registrelor matricole.

- sigiliul unităţii şcolare este păstrat în condiţii de securitate.

3.5. Asigurarea interfeței privind comunicarea cu beneficiarii direcţi şi indirecţi.

- managementul activităţilor de secretariat

4. MANAGEMENTUL CARIEREI ŞI DEZVOLTARE PERSONALĂ

4.1.Nivelul şi stadiul propriei pregătiri profesionale.

- obiectivitatea în autoevaluare şi identificarea necesarului de autoinstruire, în funcţie de dinamica informaţiei în domeniu.

4.2.Formare profesionala şi dezvoltare în carieră.

- identificarea surselor de informare, programarea studiului individual, astfel încât să acopere nevoile de dezvoltare, personale şi ale sistemului.

- manifestă interes pentru nou şi consecvenţă în procesul de autoinstruire

4.3. Participarea permanentă la instruirile organizate de Inspectoratul Şcolar.

-participă permanent la instruirile organizate de Inspectoratul Şcolar şi întocmeşte situaţiile solicitate de acesta

5. CONTRIBUŢIA LA DEZVOLTAREA INSTITUŢIONALĂ ŞI PROMOVAREA IMAGINII ŞCOLII

5.1. Planificarea activităţii compartimentului prin prisma dezvoltării instituţionale şi promovarea imaginii şcolii.

- se preocupă permanent de perfecţionarea şi îmbunătăţirea pregătirii profesionale, în vederea aplicării corecte şi complete a reformei învăţământului şi a promovării imaginii şcolii.

5.2. Asigurarea permanentă a legăturii cu reprezentanţii comunităţii locale privind activitatea compartimentului.

- asigură legătura cu comunitatea locală în vederea unei bune relaţionări a unității cu aceasta.

5.3. Îndeplinirea altor atribuţii dispuse de şeful ierarhic superior şi/sau directorul care pot rezulta din necesitatea derulării în bune condiţii a atribuţiilor aflate în sfera sa de responsabilitate.

- în funcţie de nevoile specifice ale unităţii de învățământ, salariatul se obligă să îndeplinească şi alte sarcini repartizate de angajator, în condiţiile legii.

5.4. Respectarea normelor, ROI, procedurilor de sănătate şi securitate a muncii şi de PSI şi ISU pentru toate tipurile de activităţi desfăşurate în cadrul unităţii de învăţământ.

- se documentează, participă la instruiri şi respectă normele de securitate şi sănătate în muncă şi nu are accidente de muncă.

6.   CONDUITA PROFESIONALĂ

6.1.   Manifestarea atitudinii morale și civice (limbaj, ținută, respect, comportament).

1.       Utilizarea unui limbaj civilizat, politicos în totalitatea relațiilor interumane, eliminarea limbajului vulgar, a calomniei şi denigrării altora;

2.       Prezentarea la serviciu întro ţinută decentă; 

3.       Respectarea şefilor, a colegilor, a subalternilor, a persoanelor din afara unităţii, a elevilor;

4.       Comportamentul la locul de muncă să fie unul civilizat punând pe primul loc relațiile interumane, armonia grupului, munca în echipa şi randamentul muncii.

6.2.   Respectarea și promovarea deontologiei profesionale.

1.      Profesionalismul, stăpânirea domeniului în care desfăşoară activitate;

2.      Munca tenace, eforturi susținute, perseverenta si implicare directă în activităţile pe le are în atribuţiile de serviciu;

3.      Manifestarea spiritului de echipă (acțiunea gândită şi înfăptuită în comun, coeziunea şi întrajutorarea colegilor în realizarea activităţii);

4.      Asumarea responsabilității personale în soluţionarea sarcinilor ce revin;

7. RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:

7.1.Legat de activităţile specifice, răspunde de:

1.       Calitatea şi corectitudinea activităţii de secretariat

2.       Întocmirea corectă şi la timp a raportărilor lunare, trimestriale şi anuale;

3.       Îndeplinirea la timp şi întocmai a sarcinilor specifice trasate sau stabilite de ordonatorul de credite;

4.       Calitatea raportărilor şi a informărilor;

5.       Reprezentarea instituţiei publice la întâlniri ce au ca obiect cu precădere problemele de secretariat;

7.2.LEGAT DE FUNCŢIILE MANAGERIALE, RĂSPUNDE DE:

1. Elaborarea planului managerial al compartimentului secretariat

7.3.LEGAT DE DISCIPLINA MUNCII, RĂSPUNDE DE:

1. îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate;
2. păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de instituţie publică;
3. utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul instituţiei publice;
4. respectă prevederile normativelor interne şi procedurile de lucru privitoare la postul său;
5. adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele instituţia publică;
6. se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează instituţia publică;

7.4.OBLIGAŢII PE LINIE DE SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA

1. să aducă la cunoştinţa conducătorului locului de muncă eventualele defecţiuni constatate la echipamentele de lucru;
2. să nu părăsească locul de munca fără aprobare, decât în cazul în care i s-ar pune in pericol viaţa sau integritatea fizică;
3. să respecte instrucţiunile proprii de sănătate si securitate in munca la locul de muncă;
4. să menţină curăţenia la locul de muncă;
5. să nu introducă sau să consume băuturi alcoolice în incinta societăţii;
6. să nu fumeze decât în locurile special amenajate;
7. să respecte disciplina la locul de muncă;
8. să acorde primul ajutor în cazul producerii unui accident de muncă;
9. să înştiinţeze imediat conducătorul locurilor de munca despre producerea unui accident de muncă şi să nu schimbe starea de fapt a evenimentului, decât numai dacă aceasta se impune, pentru a limita efectele produse de eveniment;
10. să-şi însuşească măsurile de sănătate si securitate in munca;
11. la terminarea programului de lucru să facă ordine şi curăţenie la locul de muncă.

7.5.OBLIGATII PRIVIND APARAREA IMPOTRIVA INCENDIILOR:

1. sa respecte regulile si masurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoştinţa, sub orice forma, de administrator;
2. sa utilizeze aparatura si echipamentele, potrivit instrucţiunilor tehnice, precum si celor date de administrator;
3. sa nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor si instalaţiilor de apărare împotriva incendiilor;
4. sa comunice, imediat după constatare, conducătorului locului de munca orice încălcare a normelor de apărare împotriva incendiilor sau a oricărei situaţii stabilite de acesta ca fiind un pericol de incendiu, precum si orice defecţiune sesizata la sistemele si instalaţiile de apărare împotriva incendiilor;
5. sa coopereze cu salariaţii desemnaţi de administrator, care au atribuţii in domeniul apărării împotriva incendiilor, in vederea realizării masurilor de apărare împotriva incendiilor;
6. sa acţioneze, in conformitate cu procedurile stabilite la locul de munca, in cazul apariţiei oricărui pericol iminent de incendiu;
7. sa furnizeze persoanelor abilitate toate datele si informaţiile de care are cunoştinţa, referitoare la producerea incendiilor.

7.6.AUTORITATEA POSTULUI:

1. Decide asupra modului de întocmire a lucrărilor de secretariat;
2. Semnează corespondenţa departamentului pe probleme de specialitate;
3. Semnează spre verificare toate documentele care necesită semnătura secretarului;
4. Solicită documentaţie de specialitate şi consultanţă în domeniul compartimentului secretariat.
5. Utilizează echipamente/consumabile/materiale şi calculatorul puse la dispoziţie de instituţie;

8. În vederea implementării Sistemului Informatic Integrat al învăţământului din Romania la nivelul unităţii şcolare are atribuţii privind:

1.       Planul de şcolarizare;

2.       Resursele clădirilor;

3.       Managementul unităţilor de învăţământ;

4.       Datele financiare;

5.       Managementul elevului;

6.        Programele sociale;

7.       Datele statistice.

II. ALTE ATRIBUŢII.

                În funcţie  de nevoile specifice ale unităţii de învăţământ, salariatul va îndeplini  şi alte sarcini repartizate de angajator, prin decizia directorului,fiind  obligat precum şi să respecte normele, procedurile de sănătate şi securitate a muncii, de PSI şi ISU, în condiţiile legii

- transmiterea la bănci a sumelor reprezentând salariile în fiecare lună;

- realizarea de statistici lunare, trimestriale, lunare privind cheltuielile de personal;

Răspunderea disciplinară:

Neîndeplinirea sarcinilor de serviciu sau îndeplinirea lor în mod necorespunzător atrage după sine scăderea corespunzătoare a calificativului şi / sau sancţionarea disciplinară, conform prevederilor legii.

D I R E C T O R,

PROF.ING.NINA DANIELA GHEJU               ..........................................       

 

Semnătura titularului de luare la cunoştinţă:      …………………………………                                                                                                                                                                            

Data: ...................                                                          

                                                                        Lider de sindicat,  …………………………………

Prezenta fişă a fost întocmită în 2 (două) exemplare, unul rămânând în documentele şcolii, iar al doilea exemplar fiind înmânat angajatului